Artikel

Hur man gör ett webinarie – 9 Tips för en lyckad start [+Checklista]

Kontakta oss! jul 10, 2019
Hur man gör ett webinarie – 9 Tips för en lyckad start [+Checklista] Webinarier gör det möjligt att ta upp aktuella ämnen och interagera med tittare samt att spela in evenemanget för senare visning. Missa inte vår checklista!

Webinarier är ett mycket populärt verktyg i dagens marknadsföring. De gör det möjligt att ta upp specifika ämnen och fokusera på dem vid en viss tidpunkt, vara interaktiv med tittarna samt spela in händelsen för att se vid senare tillfällen. De är mycket kostnadseffektiva och är enkla att sätta upp.

Det finns dock många saker du bör tänka på innan du börjar med webinars. Om du inte förbereder dig noga finns risken att du faller ner i fallgropar.

Lyckligtvis har du hittat hit och i den här artikeln går vi igenom de viktigaste punkterna för att hålla ett framgångsrikt webinar. Vi har även satt samman en checklista hur du organiserar ett framgångsrikt webinar.

  1. Syfte
  2. Målgrupp
  3. Experter
  4. Innehåll
  5. Plattform
  6. Utrustning
  7. Marknadsföring
  8. Event
  9. Uppföljning


1. Syfte

Allt bör börja med frågan "Varför gör vi det här webinariet?" Är ditt mål att generera fler leads, mervärde till dina kunder, eller träna din publik på ett visst ämne? Oavsett vad ditt mål kan vara, kommer det att bestämma tillvägagångssättet för ditt ämne, diktera innehåll, rikta din publik och bestämma hur du interagerar med dina deltagare. Målet med webbseminariet kommer också att avgöra vilka mätvärden du ska utvärdera efter webbseminariet och den statistik du skapar.

Var realistisk. Speciallt när du börjar med webinaier. Välj ett ämne du med säkerhet vet kommer att attrahera en stor publik. När du har etablerat dig kan du även erbjuda mer nichade ämnen.

2. Målgrupp

Din målgrupp är tätt knuten till din "varför". Om du är värd för ett webinarie ämnat för dina befintliga kunder, kommer din vinkel och innehåll att skilja sig mycket från ett webbseminarium för potentiella kunder som fortfarande står i valet och kvalet att anlita dina tjäner/produkter eller inte.

I ett webinarie ämnat för dina kunder eller personer som redan är engagerade i din organisation kommer du förmodligen att dela med dig av information som endast är värdefull för åhörare som redan är insatta i dina produkter eller tränster.

Detaljerad produktinformation och funktioner för din tjänst är exempel på innehåll som du kan diskutera i webinarier för befintliga kunder och partners. Men var försiktig så att du inte innehållet blir för tekniskt inriktat så att dina lyssnare enkelt kan följa med. Även om de redan är bekanta med dina tjänster eller produkter kan allt för teknisk information under webinariet göra presentationen tråkig och svår att förstå.

I webinarier som riktar sig till leds eller potentiella kunder kan du betona det bästa med din produkt eller tjänst. Tänk dock på att inte avslöjar för mycket, du bör inte ge ut för mycket information gratis.

Du vill heller inte alienera dina potentiella kunder att fokusera för mycket på något de ännu inte är insatta i. Istället bör du förmedla inapiration, väcka ett behov och förstärka dess förtroende för dig.

3. Experter

När du vet din målgrupp är det dags att bestämma vem som ska prata om vilket ämne. Även om du själv är ansvarig för företagets webinarier bör du inte ta dig an hela uppgiften själv. Först och främst blir publiken uttråkade av att se samma ansikte i varje webinar från din organisation. Försök att skapa en intressant mix med begåvade människor inom och utanför ditt företag som delar sin expertis på intressanta sätt.

Ha alltid en plan B redo. Tyvärr händer det att någon blir sjuk, vem ska ta över om någon inte kan medverka i webinariet?

Tänk på ämnen som kan vara intressanta och identifiera personer som har mest kunskap om dem. Betrakta experterna som aktörer.

  • Hur bra är dina retoriska färdigheter?
  • Kan han eller hon berätta om ett ämne på ett intressant sätt?
  • Kan experten reagera under ett visst tryck när lyssnarna ställer frågor?

4. Innehåll

Brainstorma och börja samla in ideér och material. Se vad andra in din branch gör och bli inspirerad av dem, lägg till din egen touch på metarialet. Använd dina kollegor som en källa för fallstudier eller för att få en annan åsikt.

En person bör ansvara  för att samla allt material till webinariet och sedan se till att presentationen är "presentabel". Suddiga bilder, lekfulla teckensnitt och röriga bilder lämpar sig inte för en webbinarpresentation.

Det bästa är att bara ha bilder med minimal mängd text eller en enda bild i webinarier och sedan prata om dem. På så sätt kan lyssnare fokusera på vad som sägs och inte distraheras av att läsa bilderna. Skapa en innehållsslide så att deltagarna vet vad de kan förvänta sig och när. Många tittare tar även hand om sina dagliga uppgifter samtidigt som webinariet pågår och fokuserar endast på de delar som är relevanta för dem.

Alla drar nytta av en repetition av webinariet, även om han eller hon redan har gjort många webinarier. Det rekommenderas alltid att träna på webinariet några gånger med alla deltagande moderatorer innan det genomförs.

Först och främst får du då en uppfattning om hur mycket tid du behöver. Det här är mycket viktigt så att du inte utger att webinariet är en timme och senare visar sig vara 20 minuter kortrare eller längre.

Den feedback vi fått på våra egna webinarier bekräftar att publiken är nöjd om du håller dig till den tid du angett. Vanligtvis är 30-45 minuter är en bra längd för ett webinarie. I slutet bör du planera in ca. 15-20 minuter för frågor från deltagarna.

Är det flera som personer som är i dialog med varandra är det bra att träna på webinariet innan för att bestämma vem som väger vad och när. Övning hjälper även till att undvika att man pratar i munnen på varandra. Sammanfattningsvis gör övning att man låter mer professionell, uppfattar som mer lugn och avslappnad vilket gör en mer förtroendeingivade.

5. Plattform

Att välja plattform för dina webinarier är avgörande eftersom det kommer att avgöra vilka funktioner som finns tillgängliga för dig och deltagarna.

Några exempel på plattformar:

Dessa och många andra verktyg har varierande funktioner. Så som deltagarantal, skärmdelningsalternativ, interaktionsmöjligheter och naturligtvis varierar priset. Därför måste du titta på syftet för webinariet och vilken målgrupp påriktar dig till. Vilka är de viktigaste funktionerna för dina specifika ändamål?

  • Behöver du fler än 100, fler än 1000 eller ännu fler deltagare som det maximala antalet i dina webinarier?
  • Kommer personer utanför din organisation att vara med?
  • Vill du att deltagarna ska kunna chatta med varandra?

6. Utrustning

Webinarier är beroende av teknologi och därför bör du investera i både tid och pengar till bra utrustning.

Video

Antagligen kommer du att använda din bärbara- eller stationära dator till ditt webinarie. Med tankte på vilken dator du använder och dina personliga preferenser kan du antingen välja din laptops kamera eller en extern kamera. Fördelen med att använda en extern kamera är att den kan flyttas för att visa en vidare vinkel. En laptops kamera kommer alltid att visa samma begränsade vy och även i en vinkel uppåt, vilket inte är den mest smickrande vinkeln.

Exempel på ett av Lianas livewebinarier. Ett bild-i-bildformat visar de två moderatorerna intill presentationsskärmen för att ge webbseminariet en mer personlig touch.. 

I vissa fall kanske du bara vill visa en keynote på skärmen men tänk på att en bild eller video av era ansikten ger webinariet en mer personlig touch. På de flesta plattformar kan du se webbkamerastream och screencast samtidigt, i ett slags bild-i-bildformat.

Ljud

Ljud- eller videoförseningar är aldrig bra. Varken för dig eller din publik som spenderar sin tid att lyssna på dig. Därför bör du se till att erbjuda en så trevlig upplevelse som möjligt, utan sprickbildning, störande ljud, knackningar eller annat obehagligt bakgrundsbrus. Därför rekommenderar vi starkt att du använder en extern mikrofon och inte den inbyggda mikrofonen på din bärbara dator. Välj en mikrofon men olika inställningar för upptagning av ljud så att du alltid kan anpassa inställningarna till platsen du spelar in på.

Wifi

Du har säkert inte tänkt på ifall din wifi-anslutning är stabil och snabb. Är den trådlösa anslutningen är dålig bör du hellre ta till den klassiska nätverkskabeln. Vill du vara på den säkra sidan bör du alltid använda bredbandsuppkoppling för dina webinarier. Wifi-anslutningar kan alltid brytas av olika anledningar.

Så snart du har din plattform och utrustning redo för webinariet bör du testa alla funktioner du vill använda i ditt webbseminarium. Byt mellan skärmar, skicka mikrofonen till en annan moderator, klicka på länkar, testa keynotes och försök med allt du kan tänka dig. Med andra ord, gör vad du skulle göra i livewebinariet.

7. Marknadsföring

Som ett nästa steg bör du ta reda på hur du når de personer som ska delta i ditt webseminarium. Om du erbjuder ett webseminarium för dina befintliga kunder, är den här uppgiften lätt, eftersom kontaktinformationen förmodligen finns i ditt system. Om du har ett e-postmarknadsförings- eller marketing automationverktyg med händelse- och webbinarintegration blir det ännu enklare.

När alla dina verktyg kommunicerar med varandra kan du göra webinariedeltagarna som en del av din automationkedja eller göra inbjudningslistor riktade till dem som gör den bästa målgruppen för ett visst webbinarium.

Med en bra automationplattform är det enkelt att känna igen vilken typ av intressen dina kunder och och leads har eller i vilken stadium de är, är de ute efter att köpa eller uppgradera något? Är de kanske missnöjda med något nehöver lite hjälp på traven? Är de helt nya och behöver lära sig frpn grunden?

Marketing automation kan även hjälpa dig att nå deltagarna igen - eller de som har anmält sig men inte har deltagit i webseminariet.

Om du genomför ett webseminarium med leads, måste du på något sätt nå dem först. Det finns många alternativ när det gäller sociala medier och display ads. Baserat på din målgrupp kan du testa följande:

  • Facebook Ads
  • LinkedIn Ads
  • Google Display Ads
  • Instagram Ads

Du kan också handplocka deltagare och inte ha ett offentligt webinarie.


Liana Technologies använder sig av annonsering på sociala medier föra sina webinarier.

Oavsett vilken målgrupp du riktar din marknadsföring till bör du ge tydliga instruktioner angående webinariet. På så sätt undviker du många frågor före händelsen och ger dina deltagare en viss grad av säkerhet. Informera dina deltagare om när och hur exakt de kan delta i webinariet och om speciella installationer på datorn är nödvändiga.

8. Event

Dagen har kommit och ditt webinarie är färdigt att visas för världen. Det är nu dags att bli mer teknisk och gå igenom programmet steg för steg.

Om något inte fungerar med registreringslänken ska du ha någon i bakgrunden som kan hantera deltagarnas tekniska problem. När webinariet har startat har du inte tid att lösa tekniska problem.

För att undvika obehagliga kollisioner med tidpunkten, i synnerhet på större organisationer där många använder webinarverktyget, bör du ha en kalender där du markerar organisationens alla webinaier. Har inte flera på samma dag. Fokusera på ett åt gången och fokusera på det. Ha även lite koll på dina konkurrenters webinarieprogram. Du vill sticka ut från mängden, inte vara begravd under en hög med liknande webinärer.

Bestäm hur du hanterar eventuella frågor från deltagarna. I bästa fall har du avsatt tid för frågor i slutet av programmet eller så kan du svara på frågor då de uppkommer. Bestäm hur du ska ta itu med frågor som inte hinner besvaras.

Dubbelkontrollera alla tekniska funktioner flera gånger i förväg - minst en halvtimme innan webinariet startar. På så sätt har du tillräckligt med tid att lösa eventuella problem innan du går online.

Kontrollera din kamera, din mikrofon, funktionen för skärmdelning. Om ditt webinarverktyg har en inspelningsfunktion, se till att  börja spela in när du går live.

Sedan är det bara att slappna av med ett leende på läpparna. Klicka på starta och välkomna dina tittare med en trevlig och uppriktig hälsning. Resten har du stenkoll på eftersom att du övat i förhand.

----------

Nu är det dags att avsluta webinariet. Tacka dina deltagare för deras tid och förklara vad som händer efter webinariet. Men du kan även inleda med att berätta vad som händer efter webinariet så att de som lämnar tidigare också vet. Avsluta webbseminariet och inspelningen och se till att allt har avslutats ordentligt innan du pratar med dina kollegor på kontoret om hur det gick.

9. Uppföljning

För att sluta cirkeln går vi tillbaka till målet för webseminariet. Oavsett om syftet var att vinna nya kunder, öka värdet till dina kunder eller helt enkelt informera bör du alltid kontakta deltagarna. Vilken typ av kontakt kan variera. Tänk på att "Tack för din medverkan"-mail vanligtvis har en mycket bra öppningsfrekvens, så utnyttja denna möjlighet.

Du kan skicka ett frågeformulär om du vill veta vad deltagarna tyckte om webinariet och vad som kan förbättras till nästa gång. Det rekommenderat starkt att skicka en fråga så som: "Hur upplevde du webinariet på en skala 1-5?". På så sätt kan du skapa ett matematiskt medelvärde att visa ledningen eller din chef.

Täk noga igenom när, var och till vem du delar inspelningen. Att dela den offentligt på Youtube tar bort känslan av exklusivitet. 

Du kan även skicka ett detaljerat nyhetsbrev med webinarieispelningen, några intressanta artiklar och naturligtvis feedbackformuläret. Du kan även söka en personlig konversation och ringa deltagarna som hade mer detaljerade frågor under webinariet.

Ta en titt på feedbacken och reflektera över den. En av de viktigaste frågorna undersökningen bör vara "Vilka ämnen vill du ha i framtiden?" Genom att lyssna på dina kunders önskemål kan du vara säker på att du blir bättre och bättre. Nu är det dags att börja planeringen inför nästa webinare.

Men innan du gör det bör du gå igenom checklistan.

Titta gärna på vårt webinarie "Successfully Targeted Newsletters" (English)

 /media/henkilokuvat/fanni_maki_2_300x420-4.jpg

Fanni Mäki

Fanni Mäki arbetar som kommunikationsspecialist vid Liana Technologies. Hon är aktivt involverad i planeringen och genomförandet av våra webinarier. På fritiden är Fanni en soffpotatis, en filmfanatiker och maratonlöpare.

Var den här artikeln intressant?

Prenumerera på vårt månatliga nyhetsbrev för att få de senaste intressanta artiklarna i din egen inbox.

Prenumerera på nyhetsbrev

Kommentera artikeln

Fler artiklar

Blogg SEO: 17 tips för att ranka din blogg högre på Google (med konkreta exempel)

Hur skapar du SEO-vänliga blogginlägg som placerar din webbplats på första sidan av Google? Läs våra praktiska SEO-tips.

Läs mer

Google Ads: 18 Tips hur man skriver en effektiv annonstext [+Infographic]

Vi har samlat de mest effektiva tipsen på hur man skriver annonstexter för Google och satt samman en infographic baserad på dem.

Läs mer

Årets stora snackisar på Webbdagarna Stockholm 2019

Här om veckan gick Webbdagarna Stockholm av stapeln. Årets stora snackis var som väntat röstsökning, men även ämnen som AI och äganderätt var heta.

Läs mer

Strategisk innehållsmarknadsföring - 5 steg dit

För de flesta B2B-företag är inte längre innehållsmarknadsföring något nytt. Men hur kommer man igång att bli en strategisk innehållsskapare?

Läs mer